Verwerkingsregister voor de school? Zes redenen om nu te starten!

webredactieGeen categorie, verwerkingsregister

Verwerkingsregister voor de school?
Zes redenen om nu te starten!

Naast alle al bestaande lasten en administratieve rompslomp hebben scholen en schoolbesturen er een verplichting bij: het opstellen van een register van verwerkingsactiviteiten, oftewel een verwerkingsregister. Een veelomvattend document waar veel werkuren in zitten: inventariseren, overleggen, uitwerken en structureren.

Toch is het creëren van een verwerkingsregister niet alleen een wettelijke plicht of een “verplicht nummertje”, het is juist een kans voor jouw onderwijsorganisatie!


Het opstellen van een verwerkingsregister:


1. Biedt inzicht in de organisatiechaos

Een school verwerkt bijzonder veel persoonsgegevens. In de praktijk is het verwerkingsregister vaak de eerste keer dat er een uitgebreid overzicht gemaakt wordt van alle verwerkingsactiviteiten. Het opstellen van een verwerkingsregister is dan ook dé kans om een inzichtelijk organisatieoverzicht te ontwikkelen. Afdelingen zoals HR of P&O, administratie en ICT zullen hier ongetwijfeld van profiteren.


2. Localiseert onrechtmatige verwerkingen en verkeerde bewaarplaatsen

Worden er persoonsgegevens zonder grondslag verwerkt binnen de school of worden er onbeveiligde bewaarplaatsen of systemen gebruikt? De kans is groot dat je deze fouten tegenkomt tijdens het opstellen van je verwerkingsregister.


3. Laat een organisatie nadenken over bewaartermijnen

Veel scholen hanteren nog geen strakke bewaartermijnen. Het is belangrijk om te beseffen dat gegevens na een bepaalde termijn verwijderd moeten worden. Bewaartermijnen dienen te worden opgenomen in het verwerkingsregister. Het opstellen van het verwerkingsregister kan dan ook het gesprek van, en het proces voor het opstellen van bewaartermijnen op gang brengen binnen de school.


4. Creëert een fundament voor de organisatie, FG en AP

Een organisatie is verplicht om verantwoording af te kunnen leggen wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) daar om vraagt. Het verwerkingsregister is hier een handig hulpmiddel voor. Het kan voorkomen dat de Autoriteit het register integraal opvraagt. Verder is het register een belangrijk naslagwerk voor de FG. De FG kan (en mag) ook een belangrijke taak vervullen in het bijhouden van het register.


5. Kan duidelijkheid geven bij incidenten

Beveiligingsincident of datalek? Een verwerkingsregister geeft duidelijkheid en structuur rondom een datalek en biedt informatie over de contactpersonen van verwerkers.


6. Zorgt voor een levend en up-to-date document

Een verwerkingsregister dient niet alleen opgesteld te worden maar moet ook bijgehouden worden. Dat levert niet alleen extra werk op, maar zorgt er ook voor dat het overzicht altijd up-to-date is en daardoor het perfecte naslagwerk is binnen de organisatie.


Enthousiast geworden? Voldoen aan je wettelijke verplichtingen?

Privacy op School kan helpen bij het opstellen, aanscherpen of het periodiek updaten van het verwerkingsregister.


Zelf aan de slag?