Uitkomsten onderhandelingen met Google
9 juli 2021

Donderdag 8 juli jl. hebben SIVON en SURF een webinar georganiseerd om het onderwijs te informeren over de uitkomsten van de onderhandelingen met Google naar aanleiding van de DPIA en het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook de PO-Raad en VO-raad waren bij deze webinar vertegenwoordigd. Zij zijn naast SIVON en SURF ook actief bij de onderhandelingen betrokken geweest. Via dit bericht informeren wij u over de stand van zaken en de acties die van u als school worden gevraagd.

Uitkomsten onderhandelingen
Alle hoge risico’s die uit de DPIA naar voren zijn gekomen kunnen volgens SIVON en SURF voldoende worden beperkt, met name omdat Google heeft aangegeven verwerker te willen worden voor Workspace voor Education (Plus), zowel de betaalde als niet-betaalde versie. Dit geldt ook voor ChromeOS en Chromebrowser die op de Chromebooks worden gebruikt. Het onderzoek naar de Chromebooks is echter nog niet volledig afgerond.

Er zijn met Google juridische afspraken gemaakt die in een Education Agreement worden opgenomen, ter aanvulling op de bestaande afspraken die u als school bent overeengekomen met Google. Hierdoor worden de afspraken juridisch afdwingbaar en kan er ook een audit worden uitgevoerd om na te gaan of Google zijn afspraken nakomt. Er zijn ook afspraken gemaakt over technische maatregelen. Via de administrators van de scholen kunnen door middel van de juiste instellingen in Google Workspace minder gegevens worden verwerkt dan nu het geval is. Daarnaast worden er instructies voor gebruikers beschikbaar gesteld voor het veilig gebruik van Google. Tenslotte gaat Google nog meer aanpassingen doorvoeren. Dit kost meer tijd omdat het veel impact heeft op de dienstverlening van Google, het zogenaamde Google Cloud Platform. Denk hierbij ook aan aanvullende diensten, zoals YouTube. Daarom wordt hiervoor dit jaar een verbeterplan opgesteld met als doel om deze aanpassingen in 2022 doorgevoerd te hebben.

Toekomstperspectief
Er is met Google een goede samenwerking gevonden volgens SIVON en SURF. Dit biedt volgens hen en de sectorraden perspectief voor een betrouwbare partnerschap met Google in het Nederlandse onderwijs in de toekomst. Vooralsnog zien SIVON en SURF geen aanleiding om de Autoriteit Persoonsgegevens opnieuw om advies te vragen. Volgens hen zijn alle hoge risico’s voldoende beperkt.

Wat moet u als schoolbestuur nog doen?
U moet als schoolbestuur, (gelet) op basis van de maatregelen die zijn aangekondigd en de DPIA die hierop aangepast zal worden, zelf een overweging maken of u door wilt gaan met Google. U zult moeten nagaan of er andere risico’s zijn bij het gebruik van Google Workspace bij uw school/scholen waar nog geen rekening mee gehouden is. Vervolgens is het aan u als schoolbestuur om de beslissing te nemen of de restrisico’s acceptabel zijn. Daarnaast zult u Google goed moeten instellen en een aanvullend contract afsluiten.

Hoe wordt u hierbij ondersteund?
SIVON en SURF zullen de scholen uiterlijk een week voor aanvang van het nieuwe schooljaar informeren over de instructies voor de scholen. Er worden hulpmiddelen beschikbaar gesteld om de heroverweging te kunnen maken en Google veilig in te kunnen stellen. Deze informatie wordt ook gedeeld met de ict-leveranciers die voor het onderwijs werken. Scholen hebben in 2021 de nodige tijd om deze zaken op orde te brengen.

Wij houden u uiteraard op de hoogte van de instructies en kunnen uw schoolbestuur helpen bij het opnieuw maken van de afweging en de te nemen maatregelen.
Kijk voor meer informatie op de website van SIVON.

Neem voor vragen gerust contact op met de FG van de school of mail naar info@privacyopschool.nl