Het perfecte toestemmingsformulier

webredactieGeen categorie, toestemming

Het perfecte toestemmingsformulier

Het toestemmingsformulier is inmiddels al grotendeels ingeburgerd in onderwijsland. Veel scholen hanteren toestemmingsformulieren waarvan het de vraag is of ze wettelijk gezien geldig zijn. Andere scholen hebben een formulier dat wel voldoet aan de eisen van de AVG en daarom rechtsgeldig is, maar op bepaalde gebieden verbeterd kan worden. Lees hier dé 10 tips voor een toestemmingsformulier in het onderwijs.


Tip 1

Zorg dat de toestemming op dezelfde wijze kan worden ingetrokken als de wijze waarop de toestemming is gegeven. Het intrekken van toestemming moet voor ouders of leerlingen dus even eenvoudig zijn als het geven van de toestemming. Het is dus geen optie om het geven van toestemming te regelen via een eenvoudig vinkje in ParnasSys of Magister en bij het intrekken van toestemming te eisen dat dit verzoek schriftelijk en ondertekend bezorgd moet worden bij de leerlingadministratie.


Tip 2

Wees helder in de informatie die je verstrekt rond het geven van toestemming, juist bij fotografie. Het moet voor ouders en leerlingen duidelijk zijn waarvoor foto’s gebruikt worden.

Zo voorkom je teleurstellingen achteraf (“waarom staat mijn dochter niet op de schoolmusicalvideo?”). Benoem alle doelen waarvoor de foto’s gebruikt kunnen worden. Ontwijk vage signaalwoorden die duiden op een toelichting of voorbeeld (zoals, bijvoorbeeld, onder andere).


Tip 3

Scheid toestemmingsvragen van de begeleidende informatie. Houd het formulier overzichtelijk. Verwerk de consequentie van het niet geven van toestemming niet in, of rond de vraag zelf.

Bijvoorbeeld: “Wil je dat jouw naam en woonplaats gepubliceerd worden in de lokale krant na het eindexamen? Let op: indien je kiest voor nee, betekent dit dat jij niet in de geslaagdenlijst in de krant wordt opgenomen en andere leerlingen van jouw jaar wel!”

Dit kan ouders en leerlingen manipuleren bij het geven van toestemming. Probeer ouders en leerlingen niet te beïnvloeden in de keuze(s) die zij maken. Benoem consequenties, maar benader ze neutraal.


Tip 4

Stel de toestemmingsdocumentatie op in een begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm. Stel de vragen in duidelijk en eenvoudige taal. Let hierbij op je publiek/doelgroep. Het formulier voor leerlingen moet net weer in iets andere taal worden opgesteld dan het formulier voor ouders. Vermijd altijd juridische taal, wat je doelgroep ook is.


Tip 5

Sommige scholen maken het zichzelf erg moeilijk door ieder jaar opnieuw toestemming te vragen. Dit is geen vereiste vanuit de AVG. Het is wel belangrijk om jaarlijks aandacht te besteden aan de grondslag toestemming, bijvoorbeeld in nieuwsbrieven en schoolgidsen. Zorg ook dat alle informatie rondom toestemming en het intrekken hiervan beschreven staat in de privacyverklaring, te vinden op een duidelijke plaats op de schoolwebsite. De school heeft immers een informatieplicht.

Tip 6

Het is voldoende als de privacyverklaring beschrijft hoe gegeven toestemming weer ingetrokken kan worden. Toch is je formulier helemaal perfect als dit kort ook wordt aangestipt in het formulier, of in de begeleidende brief. Dat scheelt weer een zoektocht voor ouders en leerlingen, mochten ze zich bedenken. 


Tip 7

Toestemming moet vrijwillig gegeven worden. Sommige scholen hebben te maken met een dramatisch laag percentage aan ondertekende toestemmingsformulieren. Een methode kan zijn dat leerlingen boven de 16 jaar een formulier van de mentor krijgen tijdens een les en het formulier die les weer kan worden ingeleverd. Dwing leerlingen echter niet om tijdens dat lesuur een keuze te maken, waarna ze pas het lokaal mogen verlaten. Willen ze er thuis nog even over nadenken? Dat moet prima zijn. 


Tip 8

Om je formulier helemaal perfect te maken dien je rekening te houden met de uitlijning en de kleur van je vinkjes op het formulier, of knoppen als je toestemming online of via software regelt. Dat gaat ver, maar mensen zijn nou eenmaal psychologisch makkelijk te beïnvloeden.

Zet de "Nee/Ja" keuze niet naast elkaar. Mensen zijn geneigd om sneller voor een rechterknop te kiezen. Beter is het om de keuzes dan onder elkaar te zetten. Geef vinkjes of knoppen geen verschillende kleuren. We zijn geneigd om voor een fellere, duidelijkere kleur te kiezen.

Bij gebruik van online formulieren of software is het niet toegestaan dat vinkjes reeds aangekruist zijn voor een bepaalde keuze.


Tip 9

Toestemming moet je kunnen aantonen. Houd een administratie of register bij van de gegeven toestemming. Dit is dé reden dat mondelinge toestemming – soms heel praktisch - wordt afgeraden: mondeling gegeven toestemming is lastig te bewijzen. Maak je gebruik van bepaalde software waarin ouders of leerlingen toestemming geven? Dan kan het zo zijn dat de software deze toestemmingsadministratie regelt.


Tip 10

Houd het vragen van toestemming overzichtelijk voor ouders, leerlingen en jezelf. Probeer zoveel mogelijk in één keer te vragen om een hoger toestemmingspercentage te behalen, dit kan al bij de inschrijving en aanmelding van de leerling.


Hulp nodig bij het regelen van toestemming? Privacy op School kan je helpen bij het opstellen of aanscherpen ervan. Privacy op School heeft jarenlange ervaring in het onderwijs én weet alle ins en outs van het thema privacy. Neem contact op.


Juriaan van de Wege

IBP-adviseur/Functionaris Gegevensbescherming