Niels Joosten, IBP-adviseur/FG bij Privacy op School over zijn ervaring met de AVG in het onderwijs.
Tijdens mijn werk in de onderwijs-privacy-wereld stuit ik in al mijn enthousiasme over privacy ook wel eens op weerstand. Deze weerstand heeft niet zozeer te maken met onwil of dat men het belang van privacy niet in zou zien. Het lijkt meer te maken te hebben met een vermoeidheid door alle privacy-maatregelen als gevolg van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze maatregelen kunnen namelijk zonder onderbouwing bestaande en vertrouwde werkwijzen veranderen en het gevoel geven dat men niet wordt vertrouwd. Ik omschrijf het als een soort AVG-moeheid, het gevoel is dan: moeten we nu dit ook nog gaan bijhouden of vastleggen? Het gaat er dan niet om dat privacy niet belangrijk zou zijn, maar om het gevoel dat de organisatie hen niet vertrouwt of dat de voorgestelde werkwijze als niet of lastig uitvoerbaar wordt ervaren.
Het zal je maar overkomen: je bent meer dan 25 jaar werkzaam in het onderwijs en dan komt de nieuwe privacy officer je vertellen dat de adresgegevens van alle collega’s uit het leerlingvolgsysteem zijn gehaald. Helaas net op het moment dat jij een leuk kaartje wilde sturen aan de nieuwe collega vanwege haar dertigste verjaardag. Frustrerend, maar je voelt de bui al hangen: mag niet van de AVG.
Staat de AVG nu collegialiteit en een werkbare omgeving in de weg? Je goede voornemen om de nieuwe collega een warme verjaardaggroet te sturen wordt nu immers bemoeilijkt door de AVG. Althans, zo voelt het. Met meer dan 25 jaar ervaring in het onderwijs weet je heus wel dat de privacy goed geregeld is op jouw school. Jijzelf werkt hier namelijk aan mee: je controleert bij het versturen van een e-mail altijd de juiste e-mailadressen en checkt altijd voor het verzenden even de bijlage. Waarom nu toch dit soort maatregelen? Is het omdat het bestuur ineens bang is dat medewerkers de adresgegevens gaan misbruiken? Met andere woorden: slaan we niet te ver door met de AVG?
De perceptie van privacy-maatregelen wordt in hoge mate beïnvloed door de manier waarop ze wordt gecommuniceerd. Bij privacy is het belangrijk de onderliggende gedachte te blijven herhalen: waarom doen we dit? Privacy-maatregelen worden namelijk niet genomen vanwege gebrek aan vertrouwen. Ze worden genomen omdat de school garant staat voor een veilige en verantwoorde omgang met gegevens en ICT voor alle leerlingen en medewerkers. Dat klinkt allemaal wel logisch, maar hoe verhoudt het verwijderen van adresgegevens van medewerkers uit een leerlingvolgsysteem zich daar dan toe?
De komst van de AVG is een reactie op de snel veranderende wereld door de digitalisering en de komst van het internet. Persoonsgegevens zijn gevoeliger én kwetsbaarder geworden. Met een enkel persoonsgegeven kan men met een beetje handig zoeken, in korte tijd veel méér gegevens van iemand vinden. Deze verandering heeft een nieuwe dimensie gegeven aan het begrip ‘veiligheid’. Op een bepaalde manier moeten onze oude normen zich daartoe zien te verhouden.
Het verwijderen van adresgegevens van medewerker uit een leerlingvolgsysteem gebeurt niet omdat de school de medewerkers niet vertrouwt, maar omdat medewerkers én leerlingen erop moeten kunnen vertrouwen dat de school alleen de noodzakelijke persoonsgegevens gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De adresgegevens zijn verzameld voor de personeelsadministratie en staan daarom alleen in het HR-systeem. Het sturen van kaartjes aan collega’s wordt hierdoor niet ontmoedigd, maar vergt met het oog op de gevoeligheid en kwetsbaarheid van persoonsgegevens, een andere aanpak.
Het zoeken naar een juiste balans van privacy-maatregelen kan alleen als er wederzijds vertrouwen is tussen de organisatie en medewerkers. Het belichten van de onderliggende gedachten en het in gesprek gaan met elkaar kan partijen dichter bij elkaar brengen. Spreek daarom als directie ook het vertrouwen in medewerkers uit, ga met hen in gesprek en focus op de reden waarom er privacy-maatregelen genomen worden: om de privacy van de medewerkers en leerlingen te waarborgen en om daarmee een veilige en verantwoorde leer- en werkomgeving te creëren.
Daarin slaan we dus zeker niet door!
Zie hoe Privacy op school uw bestuur kan helpen met onze bewustwordingscampagnes.
