Privacy en leerlingzorg: hoe pak je dat AVG-proof aan?
29 november 2018

In het kader van passend onderwijs proberen we leerlingen die meer nodig hebben dan het reguliere aanbod van de school, zo goed mogelijk te voorzien in hun onderwijsbehoeften. Vaak wordt er hulp ingeroepen van externe specialisten of een plek gezocht op een school voor speciaal (basis)onderwijs. Hier gaat een uitgebreid zorgtraject aan vooraf. Meestal aangestuurd door de intern begeleider of de zorgcoördinator. Hij/zij heeft de schone taak om alle betrokkenen bij het traject te informeren, hierover te communiceren en dit alles goed te documenteren. En die betrokkenen, dat kunnen er heel wat zijn: ouders, leerkrachten, de decaan, het samenwerkingsverband, schoolmaatschappelijk werk, zorgverleners, leerplicht, een eventuele nieuwe school, etc. Dit is al een uitdaging op zich, maar als je je dan ook nog eens aan de nieuwe privacywet wil houden, kun je voor de nodige vragen komen te staan.

 

Wat mag nu wel en wat mag nu niet?

In je rol als IB-er of zorgcoördinator heb je te maken met hele gevoelige informatie en veel verschillende partijen. Je wil dan weten wat je wel of niet mag bewaren en hoe lang, met wie je de gegevens mag delen en hoe je dat het beste kan doen. De wet geeft niet op alle vragen een eenduidig antwoord. De keuzes die je maakt hangen ook af van de context en de afspraken die op jouw school zijn gemaakt rondom informatiebeveiliging en privacy.

  • Het eerste wat je moet weten is dat ouders inzage mogen vragen in alle gegevens die je als school over hun kind verwerkt. Dat betekent dat je niet alleen goed moet afspreken wat je waar bewaart aan gegevens, maar dat je er ook verstandig aan doet om objectief en bondig te formuleren in de notities die je over een leerling maakt.
  • Volgens de AVG moet je transparant zijn over de gegevensverwerkingen die je als organisatie doet. Dat houdt in dat het voor ouders nooit een verrassing mag zijn wat ze in het dossier van hun kind lezen als ze om inzage vragen. Dus wanneer je vertrouwelijk informatie wil opslaan (of je dat nou van ouders zelf krijgt of van een bijvoorbeeld van een externe hulpverlener), is het goed om dit bij ouders aan te geven.
  • Je moet ouders ook vertellen met wie je informatie over hun kind deelt. Met sommige partijen kun je informatie uitwisselen op basis van een wettelijke grondslag, zoals bijvoorbeeld leerplicht of het samenwerkingsverband. Ouders moeten hiervan op de hoogte worden gebracht maar je hebt er geen toestemming voor nodig. In de meeste gevallen is er echter wel toestemming van ouders nodig.

En dan sta je voor vragen als:

  • Is er van beide ouders toestemming nodig? (niet altijd)
  • Mag dat ook mondeling? (liever niet, via de mail is gegeven toestemming wel rechtsgeldig)
  • Hoe registreer je dat? (in het leerlingdossier of in een toestemmingsregister)
  • Moet je steeds opnieuw toestemming vragen? (nee, maar dat is wel afhankelijk van de situatie)

 

Toestemming en dan?

En als je dan toestemming hebt om uit te wisselen, hoe doe je dit dan? Mag dat via de mail, moet je bestanden beveiligen? Ook op deze vragen geeft de wet geen kant en klaar antwoord. Daarin staat dat je de gegevens passend moet beveiligen. Wat passend is bepaal je zelf maar moet je wel kunnen verantwoorden. Het is dus zaak om hier weloverwogen keuzes in te maken en de afspraken hierover goed vast te leggen.

 

Registreer en informeer

Om het zorgtraject op jouw school goed te kunnen coördineren en te werken volgens de richtlijnen van de AVG is het dus van belang om:

  • Objectieve en bondige notities te maken over leerlingen
  • Ouders te informeren over wat je met de gegevens van hun kind doet
  • Te weten wanneer je toestemming moet vragen en hiervoor een procedure af te spreken – Goede afspraken te maken over waar je documenten opslaat, wie daar bij kunnen en hoelang je ze bewaart
  • Afspraken te maken over de uitwisseling van gegevens

Privacy op School kan je helpen om hierin de juiste keuzes te maken, verantwoording voor deze keuzes te omschrijven in het beleid en afspraken hierover te formuleren voor alle betrokkenen!

 

Karen Paardekooper
Voorheen IBP-adviseur voor Privacy op School

Onderwijsadviseur bij O21