Privacy bij onderwijs op afstand goed geregeld!
19 oktober 2020

De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg de nodige klachten binnen van leerlingen en ouders, maar ook van docenten¹. Het expertisecentrum Privacy op School kreeg eveneens veel vragen van scholen binnen en heeft daarom de online handreiking Onderwijs op afstand² ontwikkeld. In dit artikel neemt privacyexpert Tonny Plas in het kort de vraagstukken door waarmee scholen worstelen en geeft hij tips om videobellen op school goed te organiseren vanuit de AVG.

Voor de zomer werd iedereen, en niet in de laatste plaats het onderwijs, overvallen door het coronavirus en de maatregelen die hierbij kwamen kijken. Scholen stonden voor de uitdaging om in sneltreinvaart het geven van onderwijs op afstand te organiseren. Ook nu staan we aan de vooravond van een nieuwe fase waarin onderwijs op afstand weer de praktijk van alledag lijkt te worden. Door alle hectiek rondom deze gedwongen digitaliseringsslag, worden beveiligings- en privacy-afwegingen bij bijvoorbeeld videobellen soms vergeten.

In eerste instantie ontvingen we vooral vragen omtrent videobellen en de mogelijke tools daarvoor. Scholen vroegen zich af hoe zij met deze nieuwe educatieve middelen en apps moesten omgaan en waar ze op moesten letten bij het inzetten van deze tools. Toen Zoom in opspraak kwam, omdat het niet veilig om zou gaan met gebruikersgegevens, bleken deze vragen relevanter dan ooit. De vraag of een bepaalde gratis tool gebruikt kon worden in het kader van de AVG, ontvingen we veelvuldig. Maar veel gratis apps hebben als businessmodel dat zij de data (persoonsgegevens) die ze vergaren doorverkopen. Dat wil je als school natuurlijk absoluut niet als het aankomt op leerlingengegevens. Beter advies was daarom vaak om gebruik te (blijven) maken van de leermiddelen en tools van leveranciers met wie de school al een verwerkersovereenkomst heeft en deze zo nodig aan te passen als er meer persoonsgegevens (lees: videobeelden) werden verwerkt.

Later begonnen de vragen die binnenstroomden langzaam van vorm en inhoud te veranderen. Scholen wilden (gemaakte) keuzes vanuit een goed doordacht beleid ondersteunen en zeker zijn dat hun aanpak niet in strijd was met privacywetgeving (AVG). Ook werd vaker stilgestaan bij de positie van de medewerker, mag deze bijvoorbeeld verplicht worden om met een videotool te werken? Hoe zit het nu precies met proctoring?³ Waar moet ik op letten bij thuisgebruik van digitale leermiddelen of het werken op privé of schoollaptops? En welke grondslag kunnen we daar eigenlijk voor gebruiken?

Het vormgeven van onderwijs op afstand vraagt om een duidelijke visie en heldere beleidsuitgangspunten. Je wilt niet in allerlei apps en leermiddelen investeren waar je als organisatie niet achter kunt staan. Daarnaast is het ook moeilijk en tijdrovend om deze tools vervolgens weer uit te faseren. Het is daarom van belang om tijdig aandacht te geven aan informatiebeveiliging en privacywetgeving en om zodoende gefundeerde en afgewogen keuzes te maken. Je kunt namelijk elke applicatie inzetten die je wilt, zolang je deze keuze kunt onderbouwen, de beveiliging van gegevens voldoende is geborgd, je hierover goede afspraken hebt gemaakt en open en transparant bent over de verwerking naar de betrokkenen.

Tips bij videobellen

 

  • Gebruik onze gratis poster ‘Gedragsregels videobellen – afspraken met ouders en leerlingen’. Deze kun je gratis downloaden.
  • Hoe wordt videobellen ingezet? Voor alleen de instructie of het filmen van hele lessen? Omschrijf als school waarvoor je het inzet en waarom je het op deze manier inzet. Volgens de AVG moet er sprake zijn van een duidelijke doelbinding. Je mag videobellen niet voor andere doeleinden gebruiken dan je als school hebt omschreven. Leg dit vast in het beleid van de school.
  • De grondslag voor videobellen bij scholen is een gerechtvaardigd belang om afstandsonderwijs te kunnen verzorgen als gevolg van het coronavirus. Als de school videobellen voor andere doeleinden inzet, dan is er mogelijk geen sprake meer van deze grondslag en is er mogelijk eerst toestemming nodig. Raadpleeg hiervoor de Functionaris Gegevensbescherming van de school.
  • Wordt alleen de leraar in beeld gebracht of ook de leerlingen? Informeer ouders, leerlingen en medewerkers hierover vooraf. Informeer duidelijk waarom videobellen wordt ingezet, doe dit in begrijpelijke taal. Heeft een ouder, leerling of medewerker bezwaren? Neem deze dan serieus en zoek samen naar een passende oplossing.
  • Neem geen opnames van het videobellen en laat de camera bij de leerling uitzetten. Maak goede afspraken met ouders en leerlingen hierover. Denk hierbij ook aan het gebruik van koptelefoons en het niet laten meekijken of -luisteren van de les door andere personen dan de leerling.
  • Ga als school na wat de risico’s zijn van het videobellen. Doe dit samen met de medewerkers en oudergeleding van de (G)MR en eventueel leerlingenraad en neem passende maatregelen. Betrek hierbij ook de Functionaris Gegevensbescherming van de school. Bij maatregelen moet je denken aan de afspraken over wanneer je videobellen wel/niet inzet en de afspraken die je moet maken met leerlingen en ouders rondom het gebruik. Daarnaast kun je ook denken aan de privacy- instellingen van de tool die je gebruikt voor videobellen.
  • Kies een veilige app voor het videobellen. Bekijk hiervoor de keuzehulp op de website van Autoriteit Persoonsgegevens⁴ of de quickscan op de website Lesopafstand.nl⁵. Sluit met de aanbieder van de app voor videobellen een verwerkersovereenkomst.

Gebeurt er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een incident? Meld dit dan bij de Functionaris Gegevensbescherming.

Heb je naar aanleiding van het lezen van dit artikel vragen? Laat het dan weten via info@privacyopschool.nl, we horen het graag.

 

Tonny Plas 
Adviseur / Functionaris Gegevensbescherming

_

¹ – https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/nieuws/zorgen-om-dataverzameling-bij-thuisonderwijs

² – https://www.privacyopschool.nl/onderwijsopafstand

³ – Proctoring is het digitaal surveilleren of monitoren van leerlingen bij tentamens of toetsen.

 – https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/keuzehulp_privacy_en_videobellen.pdf

⁵ – https://www.lesopafstand.nl/privacy-quickscan-applicaties/