Onderwijs op afstand en privacy

webredactieGeen categorie

AVG in het onderwijs

Onderwijs op afstand en privacy

Bij ongebruikelijke situaties zoals de coronacrisis is het goed om de bescherming van de privacy van leerkracht en leerling niet uit het oog te verliezen. Denk bijvoorbeeld na over welke privégegevens de leerkrachten delen met ouders (denk aan mobiele telefoonnummers). Leerlingen gaan wellicht met (gratis) apps of tools werken. Hierbij worden vrijwel altijd persoonsgegevens verzameld. Daarnaast zijn er afspraken nodig over het afschermen van leerlinggegevens als er vanuit huis gewerkt wordt. Is de privécomputer van de leerkracht beveiligd met een sterk wachtwoord en goed beschermd tegen virussen?

Online vragenuur
Vragen over Onderwijs op afstand en privacy? Wij staan voor je klaar. Op woensdagmiddag 1 april & dinsdagmiddag 7 april organiseren wij een online vragenuur voor al jouw prangende privacyvragen. Geheel gratis en vrijblijvend. Klik op onderstaande button om je aan te melden.

Ja ik meld me vrijblijvend aan!

Waar moet ik op letten bij het geven van online lessen?

Omgeving
Kijk goed naar de omgeving waarin je thuiswerkt en naar de achtergrond die zichtbaar is in beeld. Zijn er privacygevoelige zaken of teksten in beeld? Haal deze dan weg of kies een andere achtergrond. Bij onderwijs op afstand is de leraar hoorbaar en zichtbaar in het huishouden van de leerling. Dit kan de leraar kwetsbaar maken omdat hij/zij niet weet wie er thuis meekijken/luisteren. Kies daarom een rustige omgeving waar anderen niet kunnen meekijken en/of luisteren en spreek met je leerlingen af dat zij dat ook doen. Dat is ook bevorderlijk voor de concentratie.

Gebruik van beelden/audio
Maak goede afspraken met de leerlingen over het opslaan van de videobeelden en/of het delen van beelden (bijv. via social media). In dit kader kan het verstandig zijn met leerlingen (en ouders) af te spreken dat het niet toegestaan is om opnames te maken van het onderwijs, laat staan deze te delen op social media. Je kunt lessen ook vooraf opnemen en als video delen. Je kunt dan nagaan of datgene wat je als leraar zegt goed is en er geen rare dingen in beeld gebeuren.

Gebruik accounts
Bij voorkeur loggen de leerlingen in via hun schoolaccount. Bij het aanmaken of gebruiken van een privé-account worden persoonsgegevens verwerkt en moet je jezelf de vraag stellen of dit wel veilig is en wenselijk is, aangezien de gegevens met derden worden gedeeld. In veel gevallen heb je bij het aanmaken van privé-accounts ook toestemming nodig van ouders.

>> naar boven


Welke gegevens kan ik aan de gemeente doorgeven en op welke wijze? - Geactualiseerd

Sommige gemeenten vragen aan scholen en kinderopvangorganisaties om te registreren welke kinderen opvang wordt geboden en welke vitale functies de ouders hebben.

Vooralsnog hebben de gemeente (nog) geen primaire verantwoordelijk voor het geopend houden van kinderopvang voor ouders met vitale beroepen. Dat betekent dat de registratie onder directe verantwoordelijkheid valt van de onderwijsinstellingen en kinderopvang en niet van de gemeenten.

Er is dus nu geen verplichting en/of belang om deze gegevens, registratieformulieren, aan de gemeente toe te sturen. Het kan zijn dat deze omstandigheden veranderen en dat de gemeente hierin wel een primaire verantwoordelijkheid krijgt maar vooralsnog is dat dus niet het geval.

Heeft jouw organisatie al gegevens gedeeld met de gemeente dan adviseren we om:

  1. De gemeente te verzoeken om de aangeleverde gegevens te vernietigen en de uitvoering hiervan te bevestigen.
  2. Het incident op te nemen in je beveiligingsincidenten en datalekken registratie. Dat is niet verplicht maar wel zorgvuldig.
  3. Het datalek dan niet te melden aan de AP of de betrokken personen. Omdat de gemeente een betrouwbare partij is mag je ervan uitgaan dat zij de gegevens zorgvuldig zullen verwijderen en dat de kans op nadelige gevolgen voor de betrokkenen zeer klein zijn.

>> naar boven


Welke privégegevens van leraren kan ik met ouders delen en op welke wijze?

Voor snelle communicatie worden er soms WhatsAppgroepen aangemaakt. Maar door het gebruik van WhatsApp(groepen) worden ongevraagd persoonsgegevens, je contacten uit je adresboek, gedeeld met WhatsApp (Facebook). Het advies is daarom om bij voorkeur via de schoolaccounts en bestaande communicatiekanalen (LAS/LVS) te communiceren en niet via persoonlijke mailaccounts en/of WhatsApp. Vaak zijn er chat of berichtenfuncties mogelijk via de platforms die door school worden gebruikt. Informeer bij je afdeling ICT of kijk hier voor een aantal mogelijkheden.

>> naar boven


Waar moet ik op letten bij thuisgebruik van digitale leermiddelen?

Uitgeverijen, leveranciers of distributeurs van digitale leermiddelen, maken het over het algemeen mogelijk om digitale leermiddelen thuis te kunnen gebruiken. In veel gevallen gebruikt de school hiervoor een online leeromgeving. Via het schoolaccount van de leerling kan dan gebruik worden gemaakt van de leermiddelen door in te loggen op de online leeromgeving. Je wordt dan veelal ook automatisch ingelogd voor het gebruik van het digitale leermiddel.

Het kan ook zijn dat leerlingen worden gevraagd om rechtstreeks in te loggen om het digitale leermiddel te kunnen gebruiken. Ook dan zou bij voorkeur het schoolaccount moeten worden gebruikt.

Je mag het e-mailadres van ouders en leerlingen gebruiken om hen te informeren over het proces waarmee ze de digitale leermiddelen kunnen gebruiken.

Geen schoolaccount
Als er niet direct of indirect ingelogd kan worden vanuit huis met een bestaande schoolaccount, dan zal er een account via het mailadres van de leerling of ouder aangemaakt moeten worden. Het e-mailadres zelf wordt vaak gebruikt als gebruikersnaam of -iD voor het leermiddel. Hiervoor moet veelal het persoonlijke e-mailadres van de leerling of ouder door de school worden doorgegeven aan de uitgever of distributeur. Dit mag de school doen, maar het is wel belangrijk om de ouders hier vooraf over te informeren. Let op, ouders mogen hiertegen bezwaar maken, dit is hun recht. In deze gevallen kun je de ouders aanraden om een apart of nieuw mailadres aan te maken (bijv. Outlook of Gmail) zodat de bezwaren tegen het gebruik van hun prive-mailadres worden beperkt of zelfs weggenomen.

Zorg er ook voor dat je als schoolbestuur met de uitgevers en distributeurs een verwerkersovereenkomst hebt. Een goed model hiervoor is het model van het Privacy Convenant (www.privacyconvenant.nl). Hierin moet ook de verwerking van het mailadres van ouders en leerlingen vermeld zijn. Door goede afspraken te maken in de verwerkersovereenkomst houdt de school de regie over de persoonsgegevens (waaronder prive e-mailadressen van leerlingen of ouders). 

>> naar boven


Hoe ga ik om met (gratis) educatieve tools en apps die ik anders niet gebruik?

Gebruik de appchecker van Kennisnet om na te gaan of je veilig gebruik kunt maken van de educatieve tool of app of download onze gratis poster.

- Appchecker Kennisnet 
- Poster Privacy op School over gebruik educatieve tools en apps (PDF)

Tip: Gebruik zo min mogelijk persoonsgegevens bij het gebruik van ‘gratis’ apps.

>> naar boven


Waar moet ik op letten bij thuisgebruik van privé en schoollaptops - en tablets?

Schoollaptops - of tablets
Zorg ervoor dat laptops of tablets van de school beveiligd zijn met een wachtwoord. Het is de bedoeling dat uitsluitend de leerling op het apparaat werkt voor schoolwerkzaamheden. Maar hierover duidelijk afspraken met de leerlingen als die er nog niet zijn. Een tweede belangrijke afspraak is dat de leerling niet zelfstandig software download of installeert. Hiermee wordt voorkomen dat er virussen of andere schadelijke software (malware) wordt geïnstalleerd.

Voor medewerkers, leerlingen en/of ouders is het belangrijk dat er gebruik wordt gemaakt van een bruikleen- of gebruikersovereenkomst. Hierin staan ook afspraken over wie de laptop of tablet mag gebruiken en waarvoor.

Er zijn ook scholen die tweedehands laptops of tablets inzetten bij gebrek aan voldoende eigen devices. Zorg er als school voor dat deze apparaten wel opgeschoond en opnieuw zijn geïnstalleerd/ingericht met onder andere beveiligingssoftware.

Privé laptops en tablets
Als je thuis gebruik laat maken van laptops en tablet die eigendom zijn van medewerkers of ouders en leerlingen, zorg er dan voor dat er afspraken zijn gemaakt over het beveiligen van privé laptops of tablets met een wachtwoord, het gebruik van een virusscanner en het automatisch / dagelijks bijwerken van beveiligingsupdates. Het kan namelijk voorkomen dat bestanden met vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens geïnfecteerd worden door virussen of in handen komen van hackers of andere criminelen, denk aan diefstal.

Download geen persoonsgegevens op de eigen computer, tenzij dit nodig is voor de bewerking ervan. In dat geval is het belangrijk om na het uploaden de bewerkte documenten te verwijderen. Let op: verwijder deze documenten ook uit de map ‘Downloads’.

Tip: Ga je thuiswerken? Lees dan zeker de aandachtspunten van het NCSC en de aandachtspunten voor thuiswerken van de Autoriteit Persoonsgegevens.

>> naar boven


Is de coronacrisis ook een ontheffing voor de AVG?

Nee, de AVG is nog steeds van toepassing. Gebruik dus zoveel mogelijk de leeromgevingen en -platforms waarvoor je als organisatie een verwerkersovereenkomst hebt afgesloten. Zorg ook voor verwerkersovereenkomsten bij nieuwe applicaties, denk aan videoconferencing en de (gratis) leermiddelen die uitgeverijen en leveranciers beschikbaar stellen. Sluit verwerkersovereenkomsten af, ook al zeggen leveranciers dat dit niet (direct) nodig is. Als je nieuwe accounts door leerlingen (jonger dan 16 jaar) laat aanmaken voor het kunnen gebruiken van gratis online tools uit bijvoorbeeld de appstores, dan is hier vaak toestemming voor nodig van de ouders. Over het algemeen geldt dit niet voor digitale leermiddelen die de school heeft aangeschaft. Vraag om advies bij je Functionaris  Gegevensbescherming of gebruik onderstaand formulier voor meer informatie.

>> naar boven


Welke extra privacyrisico's zijn er rondom de coronacrisis?

Als gevolg van de crisis zijn er allerlei partijen die extra informatie willen van of aanbieden aan scholen. Deze periode van drukte is voor criminelen dé kans om via phishingmails proberen binnen te komen op het netwerk van de school of computers van medewerkers of leerlingen. Er is nu al een verhoogde activiteit zichtbaar op dit gebied. Wees daarom juist nu extra alert en klik niet direct op links in e-mailberichten. Controleer eerst de link door met je muis over de link te bewegen, je kunt dan de URL controleren. Open geen bijlagen van e-mails die je niet verwacht of vreemd voorkomen. Vul nooit gegevens in bij e-mailberichten die je niet verwacht of van een onbekende afzender zijn. Denk je te maken te hebben met een malafide e-mail? Open deze niet en neem dan direct contact op met je ICT-beheerder of servicedesk.

>> naar boven


Waar moet ik op letten bij gratis tools voor videoconferencing?

Er zijn diverse gratis oplossingen voor videoconferencing beschikbaar. Natuurlijk enorm handig als het gaat om onderwijs op afstand, maar kijk goed naar de gegevens die verzameld worden door sommige aanbieders en wat hiermee gebeurt. Raadpleeg voor de zekerheid je privacy officer of FG.

Een voorbeeld die we vaak tegenkomen is ZOOM. Je kunt als leraar of als leerling een gratis account aanmaken. Voor het uitnodigen van deelnemers is een account noodzakelijk, om deel te nemen aan een online videogesprek is dat niet nodig. Bij ZOOM wordt in de voorwaarden niet duidelijk gemaakt of en welke gegevens verkocht worden en waar ze worden opgeslagen. Wel wordt duidelijk dat ze locatiegegevens verwerken. Hoewel ze aangesloten zijn bij het EU-VS-Privacy Shield, adviseren we scholen toch om terughoudend te zijn in het bewaren van opnames en het aanmaken van accounts, zeker door leerlingen. Er zijn betere alternatieven beschikbaar, zoals Teams van Microsoft en Meets in de Google Suite for Education met duidelijker voorwaarden die specifiek gericht zijn op leerlingen. Gebruik bij voorkeur een oplossing van een partij die is aangesloten bij het Convenant digitale onderwijsmiddelen (www.privacyconvenant.nl).

>> naar boven


Meer informatie over Onderwijs op afstand


Onderwijs in Nederland krijgt steeds meer te maken met de gevolgen van de uitbraak van het coronavirus. Steeds meer leerlingen en  leerkrachten zijn niet meer in de gelegenheid om op school aan het werk te gaan. Digitalisering speelt een belangrijke rol in het onderwijs en het is begrijpelijk dat er in deze situatie nagedacht wordt over de rol die digitalisering hierbij kan spelen. Onze collega's van O21 hebben de online Handreiking - Onderwijs op afstand ontwikkeld. Klik hier om deze (gratis) informatieve Handreiking in te zien!

Kennisnet heeft in samenwerking met het ministerie van OCW en de verschillende onderwijsorganisaties in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs en het middelbaar beroepsonderwijs, het platform www.lesopafstand.nl ontwikkeld.

Vragen of aanvullingen?

Heb je een vraag over Privacy en Onderwijs op afstand? Of heb je aanvullingen voor deze informatiepagina? Neem gerust contact met ons op!