Nieuwe privacytool gaat scholen veel tijd besparen

webredactieGeen categorie, tool

Verwerkingsregister onderwijs

Nieuwe privacytool gaat scholen veel tijd besparen

Privacy op School helpt scholen door het hele land met het 'AVG-proof' maken van hun datahuishouding. Een half jaar na de lancering van de nieuwe wet voor gegevensbescherming is het team, bestaande uit onder meer functionarissen gegevensbescherming, ICT'ers en juristen, drukker dan ooit. Inmiddels wordt de laatste hand gelegd aan een tool die scholen duidelijkheid geeft over de door hen nog te nemen stappen.


Drietrapsoplossing

De scholen voor wie het team van Plas dit deed, waren enthousiast. "Maar er kwamen wel meer vragen voorbij, want ze moeten aan meer zaken voldoen volgens de AVG. Scholen hebben naast een informatieplicht namelijk ook een verantwoordingsplicht. Dit gaat bijvoorbeeld om het inzichtelijk maken van risico's en het aantoonbaar maken van genomen maatregelen." Daarom is er ook een IBP-dashboard aan het portaal toegevoegd, waardoor scholen inzicht en grip krijgen op de implementatie van de AVG. Het IBP-portaal, bestaande uit een kennisbank, een IBP-dashboard, en als derde onderdeel, een online verwerkingsregister, moet scholen optimaal ontzorgen, denkt Plas.


Vooral scholen die nu nog geen verwerkingsregister hebben  iets wat als gevolg van artikel 30 van de AVG nu een wettelijke verplichting is — kunnen hierdoor snel aan de slag. In het register, dat aansluit bij het dataregister van Kennisnet, leggen scholen onder meer vast welke persoonsgegevens zij verwerken, voor welk doeleinden, met wie deze uitgewisseld worden, wie er toegang toe heeft en welke risico's hierbij van belang zijn.

De complete tool werd in december getest en komt in januari beschikbaar. Plas verwacht dat scholen enthousiast zullen reageren. "We horen nu van scholen dat het hen veel tijd kost om risico's te inventariseren, medewerkers en leerlingen voor te lichten en het verwerkingsregister in te vullen. lk ga overigens niet beweren dat ze met onze oplossing nu in één keer klaar zijn, maar het bespaart ze wel heel veel uren." Scholen kunnen de tool afnemen voor een bedrag per leerling en krijgen daarvoor een eigen omgeving die direct 'live' kan. "Het is wel belangrijk om als school te kijken wat je zelf nog wilt doen, bijvoorbeeld het toevoegen van eigen beleidsdocumenten aan de omgeving, maar in principe kun je er snel mee aan de slag."



Toezicht en benchmarking

Het beeld van hoe ver Nederlandse scholen zijn in het AVG-proor maken van hun schoolorganisatie verschilt sterk. "Sommige scholen moeten zelfs nog beginnen De meeste zijn al wel bezig. maar vragen zich daarbij af hoe goed ze het nu geregeld hebben." Het dashboard geeft hen scores op basis van de implementatie van de verschillende maatregelen. Dit maakt de tool ook interessant voor de Functionaris Gegevensbescherming, die hierop moet toezien. Scholen kunnen de uitslagen vergelijken met die van andere scholen. Iets wat overigens niet wil zeggen dat scholen de scores van alle andere scholen in kunnen zien. Wel kunnen scholen zelf besluiten om hun scores te delen met andere scholen. Privacy op School streeft  in navolging van het mbo  naar de ontwikkeling van een specifiek normenkader waarmee scholen in het primair en voortgezet onderwijs hun IBP-beleid kunnen toetsen. Het naleven van beleidsafspraken is op dit moment een van de grootste uitdagingen binnen scholenorganisatles, ziet Plas. "Zaken als het gebruik van foto- en filmmateriaal en het gebruik van educatieve apps waarin persoonsgegevens verwerkt worden, vragen om een dialoog binnen de organisatie." Daarnaast zouden scholen in ieder geval al een begin gemaakt moeten hebben met hun verwerkingsregister.



Gericht op meerdere groepen

De tool van Privacy op School is gericht op meerdere groepen gebruikers. De kennisbank is publiekelijk beschikbaar voor ouders en leerlingen. Het gedeelte voor medewerkers is toegankelijk via de Kennisnet Entree login. Medewerkers van scholen die verantwoordelijk zijn voor de communicatie over de AVG of het IBP-beleid van de school, kunnen naast de meegeleverde informatie in de kennisbank, aanvullingen toevoegen die voor hun organisatie van belang zijn. Dit kan via een aan de kennisbank gekoppeld CMS dat evenals het gehele portaal gebaseerd is op een wiki-platform van XL&Knowledge.

Het IBP-dashboard en online verwerkingsregister zijn vooral gericht op de Privacy Officer en Functionaris Gegevensbescherming.







Image