AVG een administratieve last? Met onze dienst VWO en RVV as-a-service komt hier snel een einde aan!
Scholen geven aan dat ze geen capaciteit of tijd hebben voor het opvragen van verwerkersovereenkomsten (VWO’s), laat staan de kennis in huis te hebben om deze te beoordelen. En wat als de overeenkomst niet juist is, ook al wordt het model 4.0 gebruikt? Wie gaat dan in gesprek met de leverancier? Ook is het opzetten en bijhouden van het register van verwerkingen (RVV) een forse administratieve last, waar scholen – ondanks de wettelijke verplichting – niet aan toekomen.
Ontzorging
Vanuit Privacy op School willen we schoolbesturen graag ontzorgen door het leveren van de dienst VWO en RVV as-a-service, bestaande uit de volgende onderdelen:
- Opvragen verwerkersovereenkomsten (VWO’s) aan de hand van een door de school aangeleverde lijst met verwerkers
- Het beoordelen van VWO’s en deze voorleggen ter ondertekening
- Indien nodig (herhaaldelijk) in contact treden met leveranciers over het aanpassen van de VWO’s
- Na het ondertekenen van de VWO het bijwerken van het register van verwerkingen (RVV), waarbij we gebruik maken van de Governance Risk & Compliance-tool (GRC-tool) van YourSafetynet. De licentie maakt onderdeel uit van het abonnement.
De dienst is een aanvulling op de dienst FG as-a-service waarin we ook verwerkersovereenkomsten beoordelen. Met deze dienst willen we het werk voor schoolbesturen nog meer uit handen nemen. Het enige wat niet uitbesteed kan worden is het ondertekenen van de overeenkomsten. In het figuur hieronder is het proces schematisch weergegeven:
Dienst Verwerkersovereenkomsten Kennisnet en beoordelingen vanuit SIVON
Kennisnet gaat naar verwachting in mei 2023 een dienst aanbieden voor het ondertekenen van verwerkersovereenkomsten. Als schoolbestuur zul je echter nog steeds zelf overeenkomsten moeten blijven beoordelen en kun je niet blindvaren op het model van het privacy convenant. Er zijn ook ontwikkelingen op landelijk niveau (vanuit SIVON) om beoordelingen gezamenlijk op te pakken, maar onduidelijk is voor welke overeenkomsten dit gedaan zal worden en op welke termijn. Uiteraard zullen we altijd aansluiten bij de landelijke ontwikkelingen. (We beoordelen namelijk ook verwerkersovereenkomsten voor SIVON).
YourSafetynet
Door het gebruik van het RVV van YourSafetynet kan het RVV eenvoudig en voor meerdere scholen onderhouden worden. De school hoeft hier zelf geen gebruik van te maken, maar heeft wel inzage in het RVV en kan eenvoudig via het dashboard in het RVV het volgende raadplegen:
- De risicovolle verwerkingen binnen het schoolbestuur
- De partijen met wie nog een VWO afgesloten dient te worden
- De verwerkingen waarvoor een DPIA uitgevoerd is of moet worden
Tevens kunnen in het RVV de VWO’s worden beheerd. Het RVV van YourSafetynet kan te zijner tijd gekoppeld worden aan de Dienst Verwerksovereenkomsten van Kennisnet. De licentie voor het RVV van YourSafetynet maakt onderdeel uit van de abonnementsprijs.
Bij aanvang van de VWO en RVV as-a-service wordt in samenwerking met het schoolbestuur het huidige RVV kosteloos omgezet naar YourSafetynet en een inventarisatie gemaakt van verwerkers en getekende of nog te tekenen verwerkersovereenkomsten.
Meer informatie
Wilt u meer informatie over de dienst en kosten hiervan? Neem dan contact op via info@privacyopschool.nl
