Privacy op School B.V. verplicht zich, door middel van het beschikbaar stellen van een Functionaris voor de Gegevensbescherming (hierna FG), voor de duur van de overeenkomst tot het verrichten van de werkzaamheden zoals beschreven en overeengekomen in de offerte ‘FG as-a-Service’.

De FG mag naast zijn functie, ook andere taken uitvoeren, onder de voorwaarde dat die taken of plichten niet tot een belangenconflict leiden. Een schoolbestuurder kan daarom geen FG zijn. De onafhankelijkheid van de FG is erg belangrijk en middels de inhuur van een FG via Privacy op School B.V. geborgd door het schoolbestuur.

Artikel 1 Uitvoering van de opdracht

Voor de uitvoering van de opdracht hanteert de FG van Privacy op School B.V. de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het betreft tenminste de volgende uitgangspunten:

1. De FG verwacht, indien van toepassing, van de raad van bestuur, het college van bestuur, het algemeen bestuur, dagelijks bestuur, directie(s) en de werknemers tijdige betrokkenheid bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. (artikel 38 AVG).
2. De FG moet autonoom binnen de organisatie kunnen functioneren.
3. De FG dient tijdig en actief betrokken te worden voor het geven van diens advies bij de uitvoering van risico-inventarisaties of gegevensbeschermingsbeoordelingen (DPIA).
4. De FG dient regelmatig uitgenodigd te worden voor directie- en bestuursvergaderingen en desgewenste locatie- en teamvergaderingen in die gevallen dat IBP onderwerpen geagendeerd zijn.
5. De FG verwacht schriftelijke bevestiging indien gegeven adviezen niet gevolgd (kunnen) worden.
6. De FG verwacht betrokkenheid bij te nemen beslissingen die gevolgen kunnen hebben voor de privacy van leerlingen en medewerkers.
7. De FG dient direct betrokken te worden bij beveiligingsincidenten die (mogelijk) als datalek aangemerkt worden.
8. De FG dient via een vastgelegde procedure (wel of juist niet) geïnformeerd te worden. (Bijvoorbeeld ook voor het delen van notulen en agenda verzoeken).
9. De FG zal voor de uitvoering van de opdracht uitvoerend overleg voeren met de daarvoor aangewezen interne functionaris IBP (Privacy Officer). De FG zal de bestuurder (voorzitter CvB) als aanspreekpunt hebben, gezien diens eindverantwoordelijkheid.
10. Het schoolbestuur verstrekt Privacy op School B.V. alle middelen en informatie, die standaard aanwezig zijn en benodigd zijn voor een goede uitvoering van de opdracht. De FG van Privacy op School B.V. draagt zorg voor de aanwezigheid van overige materialen en informatie benodigd voor een goede uitvoering van de opdracht.
11. De FG van Privacy op School B.V. voert de overeengekomen werkzaamheden zelfstandig uit. Wel vindt, voor zover dat voor de uitvoering van de opdracht nodig is, afstemming met het dagelijks bestuur van het schoolbestuur plaats in geval van samenwerking met anderen, zodat deze samenwerking optimaal zal verlopen.
12. De FG van Privacy op School B.V. verricht de overeengekomen werkzaamheden naar eigen inzicht en zonder toezicht of leiding van het dagelijks bestuur van het schoolbestuur.

Artikel 2 Aanwijzing Functionaris Gegevensbescherming bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Het schoolbestuur verzorgt de aanwijzing (aanmelding) van de FG van Privacy op School B.V. bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), via het ‘Aanmeldingsformulier functionaris voor de gegevensbescherming’ op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/aanmeldenfg).

Artikel 3 Naleving specifieke wet- en regelgeving

1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van diverse wettelijke en andere voorschriften. Onze werkzaamheden leiden in het algemeen niet tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving. Bij ontdekking van overtredingen, ongeacht de omvang, overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect hiervan op onze werkzaamheden.
2. Wij zullen het dagelijks bestuur van de stichting jaarlijks verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving, waarmee bij het uitvoeren van de FG-dienstverlening rekening moet worden gehouden.

Artikel 4 Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties

1. Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken gecreëerd ten behoeve van onze dossiervorming, ontwikkeld of uitgevoerd door Privacy op School B.V. als onderdeel van onze werkzaamheden, zijn eigendom van Privacy op School B.V.
2. Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders zoals de AP en FIOD-ECD, informatie of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen derden ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te geven in onze werkpapieren en dossiers.
3. Op grond van geheimhoudingsregels moeten wij in sommige gevallen hiervoor uw schriftelijke toestemming verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, nemen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met u op over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan.