Aanvullende voorwaarden inhuur FG

Aanvullende voorwaarden met betrekking tot inhuur FG van Privacy op School BV, Spoorlaan 2a, 2411 ER, Bodegraven.

Privacy op School B.V. verplicht zich, door middel van het beschikbaar stellen van een Functionaris voor de Gegevensbescherming (hierna FG), voor de duur van de overeenkomst tot het verrichten van de werkzaamheden zoals beschreven en overeengekomen in de offerte ‘FG as-a-Service’.

De FG mag naast zijn functie, ook andere taken uitvoeren, onder de voorwaarde dat die taken of plichten niet tot een belangenconflict leiden. Een schoolbestuurder kan daarom geen FG zijn. De onafhankelijkheid van de FG is erg belangrijk en middels de inhuur van een FG via Privacy op School B.V. geborgd door het schoolbestuur.

Artikel 1 Uitvoering van de opdracht

Voor de uitvoering van de opdracht hanteert de FG van Privacy op School B.V. de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het betreft tenminste de volgende uitgangspunten:

  1. De FG verwacht, indien van toepassing, van de raad van bestuur, het college van bestuur, het algemeen bestuur, dagelijks bestuur, directie(s) en de werknemers tijdige betrokkenheid bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. (artikel 38 AVG).
  2. De FG moet autonoom binnen de organisatie kunnen functioneren.
  3. De FG dient tijdig en actief betrokken te worden voor het geven van diens advies bij de uitvoering van risico-inventarisaties of gegevensbeschermingsbeoordelingen (DPIA).
  4. De FG dient regelmatig uitgenodigd te worden voor directie- en bestuursvergaderingen en desgewenste locatie- en teamvergaderingen in die gevallen dat IBP onderwerpen geagendeerd zijn.
  5. De FG verwacht schriftelijke bevestiging indien gegeven adviezen niet gevolgd (kunnen) worden.
  6. De FG verwacht betrokkenheid bij te nemen beslissingen die gevolgen kunnen hebben voor de privacy van leerlingen en medewerkers.
  7. De FG dient direct betrokken te worden bij beveiligingsincidenten die (mogelijk) als datalek aangemerkt worden.
  8. De FG dient via een vastgelegde procedure (wel of juist niet) geïnformeerd te worden. (Bijvoorbeeld ook voor het delen van notulen en agenda verzoeken).
  9. De FG zal voor de uitvoering van de opdracht uitvoerend overleg voeren met de daarvoor aangewezen interne functionaris IBP (Privacy Officer). De FG zal de bestuurder (voorzitter CvB) als aanspreekpunt hebben, gezien diens eindverantwoordelijkheid.
  10. Het schoolbestuur verstrekt Privacy op School B.V. alle middelen en informatie, die standaard aanwezig zijn en benodigd zijn voor een goede uitvoering van de opdracht. De FG van Privacy op School B.V. draagt zorg voor de aanwezigheid van overige materialen en informatie benodigd voor een goede uitvoering van de opdracht.
  11. De FG van Privacy op School B.V. voert de overeengekomen werkzaamheden zelfstandig uit. Wel vindt, voor zover dat voor de uitvoering van de opdracht nodig is, afstemming met het dagelijks bestuur van het schoolbestuur plaats in geval van samenwerking met anderen, zodat deze samenwerking optimaal zal verlopen.
  12. De FG van Privacy op School B.V. verricht de overeengekomen werkzaamheden naar eigen inzicht en zonder toezicht of leiding van het dagelijks bestuur van het schoolbestuur.

Artikel 2 Aanwijzing Functionaris Gegevensbescherming bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Het schoolbestuur verzorgt de aanwijzing (aanmelding) van de FG van Privacy op School B.V. bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), via het ‘Aanmeldingsformulier functionaris voor de gegevensbescherming’ op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/aanmeldenfg).

 

Artikel 3 Naleving specifieke wet- en regelgeving

  1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van diverse wettelijke en andere voorschriften. Onze werkzaamheden leiden in het algemeen niet tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving. Bij ontdekking van overtredingen, ongeacht de omvang, overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect hiervan op onze werkzaamheden.
  2. Wij zullen het dagelijks bestuur van de stichting jaarlijks verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving, waarmee bij het uitvoeren van de FG-dienstverlening rekening moet worden gehouden.

Artikel 4 Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties

  1. Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken gecreëerd ten behoeve van onze dossiervorming, ontwikkeld of uitgevoerd door Privacy op School B.V. als onderdeel van onze werkzaamheden, zijn eigendom van Privacy op School B.V.
  2. Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders zoals de AP en FIOD-ECD, informatie of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen derden ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te geven in onze werkpapieren en dossiers.
  3. Op grond van geheimhoudingsregels moeten wij in sommige gevallen hiervoor uw schriftelijke toestemming verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, nemen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met u op over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan.

Artikel 5 Duur en einde van de overeenkomst

  1. De opdracht vangt aan op de in de offerte afgesproken datum. De opdracht wordt aangegaan voor een periode van een jaar met de mogelijkheid tot een tussentijdse opzegging en een opzegtermijn van drie maanden.
  2. Deze opdrachtbevestiging zal van kracht blijven totdat de opdracht wordt beëindigd, gewijzigd of vervangen door een andersoortige (vervolg) opdracht. Wijzigingen van en aanvullingen op deze overeenkomst zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.

Artikel 6 Meerdere opdrachtgevers

Het schoolbestuur verklaart zich er uitdrukkelijk mee akkoord te gaan dat de FG van Privacy op School B.V. ook ten behoeve van andere opdrachtgevers werkzaamheden verricht. Uiteraard zal hierbij de geheimhouding wederzijds van toepassing zijn zoals opgenomen in deze opdrachtbevestiging.

Artikel 7 Nakoming en vervanging

  1. Indien de FG van Privacy op School B.V. op enig moment voorziet dat hij de verplichtingen in verband met een geaccepteerde opdracht niet, niet tijdig of niet naar behoren kan nakomen, dan dient de FG van Privacy op School B.V. hierover onmiddellijk in overleg te treden met het dagelijks bestuur van uw stichting
  2. Privacy op School B.V. beschikt over de mogelijkheid om bij afwezigheid (verlof, ziekte) van de geplaatste FG een plaatsvervanger te sturen voor de periode dat dit noodzakelijk is.

Artikel 8 Vergoeding, facturering en betaling

Ons honorarium is gebaseerd op een fixed price voor de in de offerte opgenomen werkzaamheden. Het honorarium wordt in termijnen in rekening gebracht. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen, gerekend vanaf de factuurdatum.

Artikel 9 Intellectueel eigendom

De FG van Privacy op School B.V. zal op het eerste verzoek van het schoolbestuur alle door hem gemaakte stukken en ander materiaal in de ruimste zin van het woord afgeven, met inbegrip van kopieën en digitale bestanden die op de uitvoering van de werkzaamheden betrekking hebben.

Artikel 10 Elektronische communicatie

  1. Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren.
  2. U en wij zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van het gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder – maar niet beperkt tot – schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld.
  3. Zowel u als wij zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s.
  4. De data-uittreksels uit de computersystemen van opdrachtnemer leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door opdrachtnemer verstuurde elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door de opdrachtgever.

Artikel 11 Geheimhouding

Opdrachtnemer is gehouden alle van het schoolbestuur afkomstige gevoelige informatie, bestaande uit bedrijfsmatige of personele gegevens, waarvan de FG van Privacy op School B.V. weet of behoort te weten dat deze vertrouwelijk zijn, geheim te houden. Deze geheimhoudingsplicht geldt zowel tijdens als na afloop van de overeenkomst.

Artikel 12 Verzekering

Privacy op School B.V. beschikt over een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering waardoor de FG van Privacy op School B.V. gedurende de uitvoering van de opdracht afdoende verzekerd is tegen beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid die voortvloeit uit de overeenkomst. Het verzekerde bedrag is € 1000.000,- per gebeurtenis en € 1.000.000,- per verzekeringsjaar.

Artikel 13 Rechts- en forumkeuze

Op deze overeenkomst en al hetgeen daarmee verband houdt, is Nederlands recht van toepassing. Geschillen met betrekking tot deze overeenkomst of met betrekking tot al hetgeen daarmee verband houdt of daaruit voortvloeit, zullen aan de bevoegde rechter in Nederland worden voorgelegd.

Artikel 14 Dienstverlening

Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden voor onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers en het voorkomen van RSI en overige beroepsziektes of- aandoeningen. Wij verzoeken u dan ook om onze medewerkers, wanneer ze bij u op locatie werkzaam zijn, te voorzien van een adequate werkplek.